视频会议系统后台操作图文教程(二)

第六章 功能操作说明

6.1  出席功能

所有参会用户都使用其中的功能。出席功能菜单主要包含:发言、会议录制、文件传输管理功能,如图6.1 。

图6.1(出席功能菜单)

6.1.1  发言

在讨论模式下,所有参会用户都可自由的发言(申请后即刻可获发言权)。

操作方法:按  键,用户即获得发言权。如下图:

图6.2(自由模式下用户列表)

在主讲模式下,只有主讲人和主席用户申请后即刻可获得发言权。普通用户申请发言,必须经过主讲人或者主席用户批准才可使用发言权。当主讲人和主席用户授予用户发言权或者广播了用户的音视频时,即使该用户没有申请,也可以发言。用户获得发言权后,系统会在左下角提示已获得发言权信息。

图6.3中,【测试5】为主席用户,其可以自由获取发言权。【测试4】为普通用户,但其拥有主讲权,拥有会场的数据控制权并可以自由获取发言权。【测试6】为普通的用户,其正在申请发言。

操作方法:同上。

图6.3(主讲模式下用户列表)

在任何会议模式下,用户都可以放弃发言权。当主席用户将你的发言权收回或请出会议室,你的发言权即刻被剥夺。如果在申请待批时放弃发言,其申请会在申请列表中消失。用户失去发言权后,系统会在文字信息区有提示已放弃信息。

操作方法:按  键,用户即放弃了发言权。

6.1.2  会议录制

  • 会议录制

所有参会用户都可以实时录制会议,录制文件将保存在默认的录制路径下。当主席禁止会议录制后,普通用户则不可录制会议,原开始的会议录制也会立刻结束。会议录制中,状态栏提示“会议录制中…”

  • 录制文件播放
  • 打开录制播放器,选择相应录制文件确定后,即开始播放。录制文件只要双击录制好的文件即可


图6.4(播放文件库)

图6.5(播放器主界面)

  • 打开录制文件夹

录制的会议内容都会自动保存到录制文件夹中,录制文件夹路径可进行自行修改,在软件中点击【系统】菜单,在系统设置中在录制路径中点击【浏览】功能就能修改录制路径。

  • 打开图片文件夹

图片是指单路视频抓拍的相片,相片保存到默认的文件夹中,图片文件夹保存路径可自行修改,在软件中点击【系统】菜单,在系统设置中在图片保存路径中点击【浏览】功能就能修改录制路径。

 

6.1.3  文件传输管理

参会用户可以通过文件传输管理器向多个其他参会用户实时传输文件。

图6.6(文件传输管理)

与会用户接受到的文件会自行保存到默认的文件夹中,接受文件保存路径可自行修改,在软件中点击【系统】菜单,在系统设置中在接受文件保存路径中点击【浏览】功能就能修改录制路径。

 

6.1.4  聊天功能

参会用户通过聊天框可以进行文字的群聊或与某个参会用户进行文字私聊。当主席禁止文字私聊后,所有用户都不可进行文字私聊。

在各个分屏布局下,聊天框的位置都不同,并可进行隐藏。

操作方法:按  键,隐藏聊天框。

            键,显示聊天框。

图6.7(五分屏显示聊天窗口)

图6.8(五分屏隐藏聊天窗口)

6.1.5  退出会议室

使用Hao会议界面右上方的  按钮,再点击“确认对话框”中的确定按钮,即可退出系统。

6.2  主讲功能

参会用户获取主讲权限后即可使用主讲的所有功能。主讲功能菜单主要包含:申请主讲\放弃主讲、文档共享、屏幕广播、媒体共享、协同浏览、自动同步视频、手动广播视频、全场静音等功能,【如图6.9】 。

在讨论模式下,所有参会用户都可获取主讲权,按“先拿先得”原则。获取主讲权后,会议由讨论模式切换成主讲模式。但主席用户可以直接抢回主讲权限,重新分配主讲权限给即将开始作报告的与会人员。

图6.9(主讲功能菜单)

6.2.1  文档共享

会议的正常进行不但需要我们相关人员的参与,也需要使用文档等资料来完善会议的进行。本系统通过文档共享功能,将会议资料进行加密后上传到服务器,供会议使用。让会议变的有声有色,更丰富多彩。

点击菜单,弹出一下本地窗口,找到需要上传的相关文件,点击打开【如图6.10】,文件将进行加密转换后【如图6.11】,通过虚拟打印上传到服务器。

6.10本地上传文件路径

6.11正在进行加密转换

  • 演讲稿

演讲稿是上传文件的管理器。本系统支持上传的文档有:PowerPoint、Word、Excel、PDF、Visio、AutoCAD、TXT、以及各种图片文件【如图6.12】。在演讲稿中,你可查看所有上传的文件,并进行分类、管理。所有参会用户在任何会议模式下,都可以将本地文件上传到演讲稿。在主讲模式下,只有主讲人可以操作演讲稿中的文件。为了节省会议时间,建议在会议之前上传会议所需文档资料。(终端上不能上传文档)

演讲稿中可以创建多个文件夹,来管理各类上传文件。并且系统将会自动安装数字、字母、中文的顺序进行文件的排序。在文件名上点击右键,会出现相应的功能菜单。当目录文件夹上的右键菜单其相应的子菜单为灰色时,表示不可操作。

图6.12(演讲稿)

  • 数字白板

图6.13(数据白板)

主讲模式下,会议中只有主讲人可操作文档,且所有参会用户将全部跟随主讲人的操作。在白板区,主讲人可以新建白板进行操作。也可以在演讲稿中打开已经上传好的文档,进行演示讲解,并可以利用工具栏中的工具进行批注等。

讨论模式下,任何权限的用户都可以打开白板列表的文档,都可以在打开的文档里面标注信息。

6.2.2  屏幕广播

本系统支持屏幕广播功能。在会议中,主讲人可以通过屏幕广播将本地电脑上的一切操作(如某种软件的操作步骤、文档幻灯片等等)展示给所有的参会用户。

在屏幕广播状态下,主讲人还可授予其他参会用户控制屏幕权。获得此权利的用户,可以操作主讲人显示的电脑桌面。

本功能需要使用的带宽比较大,如需使用此功能,请为此提供充足的带宽以保障会议的效果。

操作方法:在主讲菜单的下拉框中选择【开始屏幕广播】,如图6.13所示。

图6.14屏幕广播

6.2.3  媒体共享

本系统支持多媒体共享功能。在会议中,主讲人可以通过共享本地的多媒体文件来丰富整个会议。如:培训会议中,使用的一些视频教程。或会议开场、期间休息。

本功能需要使用的带宽比较大,主讲可根据带宽的情况来协调媒体共享的清晰度与屏幕广播的路数。如果有某些的格式播放不了,请安装media player、realplayer或风雷影音等,如播放DVD媒体文件,请安装DVD播放插件(可在Hao会议网站下载中心下载)。

操作方法:在主讲菜单的下拉框中选择【开始媒体共享】如图6.15所示

6.15媒体共享

6.2.4  协同浏览

主讲人在会议过程中,需要参会人员共同浏览某个页面,可以通过此功能进行共享,相对于屏幕广播功能进行页面共享,协同浏览产生的带宽流量要小。

操作方法:在主讲菜单的下拉框中选择【开始协同浏览】如图6.16所示

图6.16 协同浏览

6.2.5  自动同步视频、手动广播视频

主讲人可在会议中根据会议的需要,设置相应的视频接收模式。

  • 自动同步视频:参会用户自动跟随接收主讲人查看的视频。(建议各分部网络状况都比较好的情况下使用,本模式操作简单,但可能比较消耗带宽)
  • 手动广播视频:参会用户只接收主讲人广播出来的视频。(建议使用此模式,本模式可根据分部网络带宽不同的情况,进行手动广播视频)

6.2.5  全场静音

会议主讲人可以根据需要进行会场清理,使用全场静音功能,会场中除主讲人外的其他参会用户全部失去发言权。

6.3  主席功能

主席用户是本系统中权限最高的用户。在会议中,将组织、管理、配合会议的进行。每个会议室中都会设定默认的主席用户。另外,普通用户可以通过输入主席密码成为主席。主席功能菜单主要包含:申请成为主席/放弃主席权限、锁定会议室/解锁会议室、点名、投票调查、允许会议录制/禁止会议录制、允许文字私聊/禁止文字私聊、创建语音私聊组、管理语音私聊组、跑马灯设置、界面不跟随主讲、临时解散会议、会议结束关闭会议室等功能,如图6.17 。

图6.17(主席功能菜单)

6.3.1  语音私聊组

在会议中,可能领导间需要进行内部沟通或进行分组讨论。主席用户可以将相应的用户加入到私聊组中。并可对私聊组中的成员进行管理,私聊组内的参会人员可以新增和删除,同一个会议室最多能组建8个私聊组进行讨论,聊天内容只有同在一个私聊组内人员才能听到。在私聊中的用户只能听取本私聊组中用户的声音,并可以通过点击,退出私聊。

图6.18(私聊组创建面板)

图6.19(私聊组管理面板)

6.3.2  权限管理

为了保障会议信息的安全性与会议的秩序。主席可以对会议室进行相关权限的设置。

  • 会议录制:当禁止会议录制后,所有普通用户都不可以进行会议录制,录制进行中的也将立刻停止录制。主席用户则可以进行会议录制。
  • 文字私聊:当禁止文字私聊后,所有的参会人员都不可以进行文字私聊,私聊选择框变成灰色。
  • 文字公聊:当禁止文字公聊时,所有与会参会人员只能进行私下文字沟通,或者对主席主讲用户提问。

6.3.3  点名和投票

点名功能是当参会人数过多的时候方便主席主讲用户清点会议人数的功能,可以随时查看会议过程中是否有人没有及时参与,或者中途离场,查看每位员工的出勤记录。

投票:会议过程中,将有异议的话题通过问卷的方式进行投票表决【图6.20】;

建立一个投票步骤为:新建投票(同时可创建多个投票方案)、编辑投票(创建好的投票方案内容可修改)、发起投票【图6.22】、查看结果(查看当前结果、查看上次结果)。

6.20投票功能列表

新建投票:建立新的投票方案,{投票标题、投票内容的描述、投票选项的创建(新建选项、编辑选项、删除选项、选项前置向上、选项后置向下)、选择参与投票对象、投票结果是否保存、投票是否实名制、投票类型、结果可见性、发起一次投票的时间设置。【图6.21】

编辑投票:修改创建好的投票方案【图6.22】。

图6.21创建新的投票方案图

 6.22选择需要修改的方案

发起投票:主席用户选择投票方案发起投票【图6.23】,有权限的用户界面上将出现投票方案【图6.24】,参会用户勾选选项或者弃权。

6.23选择投票方案发起

6.24参会用户收到的投票方案

查看投票结果:查看最新的投票结果【图6.25】查看上次结果:查看以往的投票结果【图6.26】

图6.25查看会议结果

图6.26查看结果统计

6.3.4  跑马灯设置

在会议中如果需要发布通知,主席用户可以通过跑马灯来实现。在跑马灯设置中,编写好通知内容,点击【发送】即可。

图6.27(跑马灯)

 

6.3.5  锁定会议室

如果要求的与会者都已在线,为了防止无关人员进入,主席用户可以锁定会议室。会议中,当会议锁定室后,即使有会议室的帐号,也不能进入,必须等到解锁后。当所有人都退出会议室后或当主席用户离开后,被锁定的会议室会自动解锁。

6.3.6  解散会议与解散并关闭会议室

解散会议:解散当前正在进行的会议。

解散并关闭会议室:解散当前正在进行的会议同时将会议室锁定,所有有权限进入会议室的参会人员都不能自主的进出会议室,需要后台管理人员登录视频会议后台管理界面将会议室打开,才能正常进行下一次的会议。

6.3.7  界面不跟随主讲

主席用户在会议中可以界面不跟随主讲的操作。

6.3.8  申请成为主席

普通用户在会议中可以使用主席密码申请成为主席用户。

操作方法:在主席菜单里选择【申请成为主席】,弹出一个对话框,输入会议室密码,就成为了主席用户。

图6.28(申请成为主席)

6.3.9  劝退用户

如果会场中闯入了非与会的人,或者有人在会场捣乱,主席用户可将这些人劝退出会议室。被劝退的用户将在5分钟后才能再次进入会议室。为防止这些人再进入会议室,还可将会议室锁定。

操作方法:在用户列表中相应的用户名上点击右键后,在弹出的功能菜单上选择【劝退用户】。

图6.29(用户名右键菜单)

3.6.10  远程调节摄像头(视频)

当会议中使用的是会议摄像机时,不但可以直接通过摄像头遥控器进行方位与景深焦距的控制,还可以在软件中进行控制。一般用户只能调节自身的视频,主讲人和主席用户还可远程调节其他用户的视频。

操作方法:在视频上点右键,在出现的菜单中再选择「控制摄像头」,用出现的摄像头控制工具档(如图6.30)控制即可。用鼠标左键点击来实现对摄像头的控制, 上图中从左到右标志的调节功能分别是向左、向右、向上、向下、拉近,拉远,关闭遥控工具档。

图6.30(摄像头控制面板)

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